Productividad personal: Aprendiendo a desarrollarla

Dios les bendiga. Espero que se encuentren bien dentro de todo este caos que estamos viviendo en la actualidad: pandemias, protestas por motivos racistas, vandalismo, entre otras cosas. Pero Dios es bueno y nunca nos desampara. Ante situaciones como éstas puede resultar un poco difícil concentrarse en lo que debemos hacer y continuar con nuestros niveles de productividad al 100%. Pero hay que ser fuerte y seguir adelante. No podemos permitir que nuestros niveles de productividad personal desciendan, por el contrario debemos de aprender cada día a desarrollarla más.

Una meta sin un plan es sólo un deseo

Antoine De Saint Exupery

Herramientas y consejos para una buena productividad personal

Si bien hay un dicho que dice: «Cada cabeza es un mundo», de igual forma cada persona desarrolla su rutina o método para aumentar su productividad. Hoy quiero hablarles de este tema porque, al igual que yo, sé que hay muchas personas que han tenido que pasar estos últimos meses en casa trabajando desde allí.

Y aunque es un sueño, principalmente para la mayoría de las mujeres y en especial si son madres, el hecho de trabajar desde casa a veces no resulta tan fácil como nos lo imaginamos. En casa tenemos todo tipo de distracción posible a nuestro alcance y hace falta tener una muy buena, en primer lugar disposición, y luego organización y planificación para evitar dejar caer nuestro nivel de productividad personal.

Qué es y cómo ser una persona productiva

Vamos a empezar con el concepto básico del término. Una persona productiva es aquella capaz de optimizar su tiempo al máximo y cumplir con tareas asignadas o planificadas. Mientras más tareas en menor tiempo sea la persona capaz de terminar, pues más productiva se considerará.

Claro está que no es tan sencillo como se lee. Existen diversos factores que pueden influenciar, positiva o negativamente, tu nivel de productividad. Entre ellos:

• Entorno o espacio de trabajo. Crear las condiciones óptimas para trabajar: buena iluminación, mobiliario (ej. silla ergonómica), calidad y/o funcionabilidad de las herramientas de trabajo, factores como el ruido y la temperatura.
• Estado físico. Si te sientes bien de salud, si están satisfechas tus necesidades básicas. Aunque no lo crean, cosas como hasta tener hambre, pueden llegar a afectar tu nivel de productividad.
• Estado mental. Si tienes preocupaciones o cosas pendientes que tal vez están distrayendo tu mente.
• Cantidad e intensidad de las tareas por completar. Muchas tareas y que requieran de procesos largos o complicados para ser completadas.
• Interés por la tarea a realizar. Aquí encaja perfectamente la frase: «Hacer lo que te gusta o apasiona». Si las cosas que tenemos pendiente por hacer no son de nuestro interés, pues directamente nuestro nivel de productividad baja. Contrario a si estamos haciendo algo que es de nuestro total interés y dominio.

La organización es la clave de la productividad personal

En mi opinión, la clave para aumentar la productividad personal es organización + buena gestión del tiempo, ya que mediante este proceso podemos planear las actividades o tareas a realizar, así como optimizar el tiempo de ejecución de cada una de ellas.

Una de las herramientas más importantes, y que personalmente utilizo, son las agendas o planificadores. No sólo te organizan la vida y tu tiempo, también te ayudan a establecer los horarios, duración y orden de prioridad para realizar cada una de las tareas o actividades que tengas estipuladas. Puedes tener una agenda de papel o hacer uso de aplicaciones web o móviles para mantenerte organizada.

Agendas de papel o aplicaciones web/móviles

Esto es un aspecto que va a depender de tu gusto personal, de cómo te sientas más cómoda. En mi caso, definitivamente, soy de agenda de papel. Siento que si escribo a mano mi mente fluye libremente y retengo las cosas por más tiempo.

Claro está, no voy a mentir, en algunas situaciones me apoyo de algunas aplicaciones web o móviles para los casos en los cuales no tengo lápiz y papel a mano o por un motivo x no puedo escribir, hago uso del comando de voz de estas aplicaciones y ya más adelante lo transfiero a mi agenda o planificador.

Pero indiscutiblemente las agendas o planificadores son mi arma secreta para ser más productiva.

Quiero aprovechar y compartir contigo mis PLANIFICADORES GENERALES, para que al igual que yo, puedas estar organizada y como resultado puedas ser más productiva. Sólo haz clic en el cuadro de abajo.

9 Aplicaciones gratuitas que puedes usar para aumentar la productividad personal al instante

Como mencioné anteriormente, en algunos casos hago uso de aplicaciones que tengo en mi celular y en mi tablet, para organizarme rápidamente. Aquí te comparto mis favoritas, de las que he probado, para que puedas tener una segunda opción o por si eres más de la tecnología, pues que puedas hacer uso diario de éstas. Algunas las puedes utilizar incluso para planificación, asignación y organización de trabajos en equipo.

• Trello. Basada en el método Kanban (organizar toda la información en tableros: por hacer, en proceso y hecho), esta aplicación funciona como un gestor de proyectos organizando las tareas y logrando que se ejecuten en el menor tiempo posible. Excelente herramienta para el trabajo en equipo.
• Evernote. Es una aplicación que te permite la organización de información personal por medio de notas, voz e imágenes. Puedes crear notas, listas, ideas, recordatorios, gestionar proyectos, guardar registros. También ofrece integración para trabajo en equipo.
• Asana. Es otra de las aplicaciones o herramientas organizativas que funciona como un organizador y visualizador de tareas y trabajo en equipo. Es muy útil en equipos o empresas grandes, ya que te ofrece más detalles sobre las tareas asignadas, usuarios, tiempos, modificaciones, entre otros aspectos.
• Google calendar. Agenda + Calendario electrónico. Todo en uno. Permite la sincronización con tus contactos y eventos de Gmail. Puedes programar reuniones con tus grupos o equipos, crear calendarios distintos según cada uno de los aspectos de tu vida, crear y enviar eventos por correo.
• Airtable. Es una herramienta excelente para organizar proyectos, ideas, compras futuras, comparaciones, entre otras cosas. Airtable funciona similar a una base de datos como Excel, pero con la manejabilidad similar a Trello. También es excelente para trabajo en equipo.
• Todoist. Te ayuda a mantener un equipo de trabajo organizado. Las funciones básicas son gratuitas. Las opciones avanzadas que se encuentran en la cuenta premium son con pago y permite el acceso a todo tu equipo. Es excelente para organizar, ordenar y priorizar tareas.
• Calendars. Es una agenda y horario combinado. Se puede integrar o sincronizar perfectamente con Google Calendar. Tiene la versatilidad de que puedes manejar tus eventos tanto en línea como sin conexión.
• Cozi. Es la aplicación #1 para la organización de las familias. Te permite manejar los eventos y actividades familiares en un sólo lugar, listas de compras, menús de comida, recetas, entre otras.
• Wunderlist. Es una de las mejores aplicaciones para gestionar tus tareas diarias, hacer anotaciones, preparar recordatorios, entre otras cosas. Puedes sincronizar todo esto con tu computadora, tablet o celular.

Inicia tus días con una rutina mañanera que aumente tu productividad

Otro aspecto sumamente importante para mí y para poder explotar mi productividad al máximo es definir cómo quiero empezar mi día. Para esto he establecido una rutina mañanera de acuerdo a mis necesidades, la comparto contigo más abajo. Puedes realizarla así mismo o estructurarla conforme a tus necesidades (mi recomendación). Si te animas a crear tu propia rutina, no olvides compartirla en los comentarios de abajo, me encantaría ver cómo empiezas tus mañanas.

Establecer una rutina mañanera de acuerdo a tus hábitos y costumbres te puede ayudar a alcanzar tus objetivos o metas del día de una manera más fácil.

Sigue adelante, las cosas buenas se toman su tiempo

Cada día es un nuevo comenzar

Al establecer tu rutina mañanera recuerda no establecer actividades sólo porque se suponga que son mejor para ti, lo que trabaja para mí no necesariamente tiene que funcionar en ti. Así que es importante tomarnos el tiempo necesario (con períodos de prueba-error) para poder desarrollar la rutina mañanera que nos permita explotar al máximo nuestra productividad. Debe de ser un hábito que no nos cueste realizarlo.

Por supuesto, las rutinas mañaneras deben de ser flexibles e ir cambiando o mejorando, conforme cambien nuestras necesidades.

Rutina mañanera para una productividad al 100%

• Levántate.
• Agradece a Dios por un nuevo despertar.
• Establece tu intención o propósito del día.
• Arregla tu cama y recoge tu habitación.
• Toma un vaso de agua.
• Realiza 30 minutos de ejercicio o sal a caminar.
• Pon un poco de música, en especial música cristiana.
• Toma una ducha y vístete.
• Toma un café o té (algo que sea caliente).
• Revisa tus correos electrónicos y noticias.
• Empieza por terminar aquello que dejaste a medias.

¿Qué tal te pareció este post? ¿Cuáles herramientas o recursos utilizas para aumentar tu productividad? Déjame saber en los comentarios de abajo.

Bendiciones,